做醫(yī)療器械的都知道，質(zhì)量管理體系（QMS）是企業(yè)的生命線，而像質(zhì)量手冊(cè)、程序文件這些，就是體系運(yùn)行的“憲法”和“操作指南”。最近有朋友在自查或者迎檢時(shí)發(fā)現(xiàn)了一個(gè)問(wèn)題：質(zhì)量手冊(cè)或者相關(guān)的程序文件，比如設(shè)計(jì)控制程序，發(fā)布生效的時(shí)間，竟然比產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)過(guò)程中具體的策劃評(píng)審、輸入評(píng)審、輸出評(píng)審的時(shí)間還要晚。這感覺(jué)就像是比賽規(guī)則在比賽進(jìn)行到一半才公布，明顯不合理嘛！這種情況該怎么辦呢？別慌，咱們一步步理清楚，找到合規(guī)的解決路徑。

第一步：準(zhǔn)確識(shí)別問(wèn)題性質(zhì)與潛在影響

首先得明白，這絕不僅僅是個(gè)文件日期填錯(cuò)了的小疏忽。它暴露了質(zhì)量管理體系在建立或運(yùn)行初期可能存在的一個(gè)大漏洞：研發(fā)活動(dòng)沒(méi)有真正被納入質(zhì)量管理體系的管理框架內(nèi)。

1.法規(guī)怎么要求的？《醫(yī)療器械生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》（國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理總局公告2014年第64號(hào)）是咱們的基準(zhǔn)線。它明確要求企業(yè)必須建立與實(shí)際生產(chǎn)情況相符的質(zhì)量管理體系，并且這個(gè)體系必須覆蓋產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的全過(guò)程，其中就包括設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)活動(dòng)。質(zhì)量手冊(cè)是對(duì)整個(gè)質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性描述，程序文件則是具體活動(dòng)的操作規(guī)程。設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的策劃、輸入、輸出評(píng)審，是設(shè)計(jì)控制的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，是確保產(chǎn)品設(shè)計(jì)符合用戶需求和法規(guī)要求的重要保障環(huán)節(jié) 。

2.問(wèn)題出在哪？文件發(fā)布時(shí)間晚于評(píng)審時(shí)間，意味著在進(jìn)行這些關(guān)鍵評(píng)審活動(dòng)時(shí)，指導(dǎo)評(píng)審如何進(jìn)行、記錄如何保存、職責(zé)如何劃分、批準(zhǔn)流程是什么等的正式規(guī)則（即文件）可能還不存在，或者尚未生效。這就導(dǎo)致了一個(gè)很嚴(yán)重的問(wèn)題：評(píng)審活動(dòng)本身可能缺乏有效的體系依據(jù)和約束，其規(guī)范性和有效性就存疑了。評(píng)審記錄是否完整、評(píng)審結(jié)論是否充分、問(wèn)題是否得到有效解決，這些都難以保證其符合體系要求。

3.會(huì)有什么后果？在藥監(jiān)部門的體系核查或產(chǎn)品注冊(cè)審評(píng)中，這會(huì)被視為一個(gè)嚴(yán)重的“體系未有效運(yùn)行”或“設(shè)計(jì)控制缺失”的不符合項(xiàng)。輕則要求整改，延誤產(chǎn)品上市時(shí)間 ；重則影響注冊(cè)審批，甚至因體系運(yùn)行失效導(dǎo)致已上市產(chǎn)品被要求召回。這可不是危言聳聽(tīng)，文件不合規(guī)是導(dǎo)致產(chǎn)品上市延遲的常見(jiàn)原因之一 。

第二步：深入查找問(wèn)題產(chǎn)生的根源

光知道問(wèn)題不行，得挖出根子在哪里，才能徹底解決，防止再犯。常見(jiàn)的原因有這幾個(gè)：

1.體系建立滯后于研發(fā)項(xiàng)目啟動(dòng)：很多初創(chuàng)企業(yè)或者新項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，常常是研發(fā)項(xiàng)目先熱火朝天地干起來(lái)了，為了趕進(jìn)度，先做了策劃、輸入甚至輸出了，才想起來(lái)或者才開(kāi)始著手搭建完整的質(zhì)量管理體系，編寫質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。這就必然導(dǎo)致文件發(fā)布時(shí)間晚于早期研發(fā)活動(dòng)。

2.體系文件編寫與實(shí)際運(yùn)行脫節(jié)（“兩張皮”）：另一種情況是，體系文件可能是后期“補(bǔ)”的或者照搬模板，沒(méi)有真實(shí)反映企業(yè)實(shí)際的研發(fā)流程和操作。在編寫文件時(shí)，可能回溯性地把之前已經(jīng)發(fā)生的評(píng)審活動(dòng)日期填了進(jìn)去，卻沒(méi)有意識(shí)到文件生效日期必須早于其所管控的活動(dòng)日期這個(gè)基本邏輯。提到文件編寫要“文字表達(dá)準(zhǔn)確、條理性強(qiáng)、內(nèi)容完整”，與實(shí)際脫節(jié)顯然不符合這要求 。

3.文件控制程序執(zhí)行不到位：即使體系建立時(shí)間合適，如果文件從起草、審核、批準(zhǔn)到發(fā)布生效的流程（即文件控制程序）管理混亂，比如審批拖延、發(fā)布延遲，或者新舊版本切換不清，也可能導(dǎo)致新文件未能及時(shí)覆蓋已開(kāi)展的評(píng)審活動(dòng)。第二十五條明確要求企業(yè)必須建立文件控制程序，確保文件的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制定、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放 。

4.對(duì)“納入體系管理”理解偏差：可能有人誤以為“納入體系管理”就是研發(fā)部門按自己習(xí)慣做，最后把記錄交給質(zhì)量部存檔就行了。這是大錯(cuò)特錯(cuò)的。納入體系管理意味著研發(fā)活動(dòng)的每一步，包括策劃、輸入、輸出評(píng)審，都必須嚴(yán)格按照體系文件（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件）規(guī)定的流程、職責(zé)、記錄要求來(lái)執(zhí)行。

第三步：采取有效的糾正與預(yù)防措施（CAPA）

發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找到根因，接下來(lái)就是動(dòng)手解決了。核心目標(biāo)是：確保后續(xù)所有活動(dòng)嚴(yán)格在有效文件管控下進(jìn)行，并對(duì)前期可能存在風(fēng)險(xiǎn)的活動(dòng)進(jìn)行補(bǔ)救評(píng)估。

1.立即評(píng)審前期受影響的活動(dòng)：

（1）重新評(píng)估：組織相關(guān)人員（研發(fā)、質(zhì)量、法規(guī)等），對(duì)文件發(fā)布前已進(jìn)行的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)策劃評(píng)審、輸入評(píng)審、輸出評(píng)審活動(dòng)進(jìn)行全面的回溯性評(píng)審。

（2）評(píng)審重點(diǎn)：當(dāng)時(shí)的評(píng)審過(guò)程是否符合（即使當(dāng)時(shí)文件尚未發(fā)布）質(zhì)量體系應(yīng)有的原則？比如，策劃是否充分？輸入是否完整清晰并被批準(zhǔn)？輸出是否滿足輸入要求？評(píng)審是否由所有相關(guān)部門參與？問(wèn)題是否被提出并跟蹤？記錄是否完整？評(píng)審結(jié)論是否合理？

（3）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：基于回溯評(píng)審的結(jié)果，評(píng)估這些在文件管控缺失情況下進(jìn)行的評(píng)審活動(dòng)，是否對(duì)產(chǎn)品的安全性、有效性、合規(guī)性帶來(lái)了不可接受的風(fēng)險(xiǎn)。這需要結(jié)合產(chǎn)品特性、評(píng)審的充分性、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的嚴(yán)重性等綜合判斷。

（4）記錄與報(bào)告：將回溯評(píng)審的過(guò)程、發(fā)現(xiàn)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)論以及任何必要的補(bǔ)救措施（如補(bǔ)充評(píng)審、補(bǔ)充驗(yàn)證/確認(rèn)）詳細(xì)記錄。這份記錄本身就是CAPA的重要證據(jù)。

2.修訂或確認(rèn)現(xiàn)有文件并嚴(yán)格執(zhí)行：

（1）檢查適用性：檢查當(dāng)前已發(fā)布的質(zhì)量手冊(cè)和相關(guān)程序文件（特別是設(shè)計(jì)控制程序）是否準(zhǔn)確、完整地規(guī)定了設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)策劃、輸入、輸出評(píng)審的要求（誰(shuí)做、怎么做、記錄什么、怎么批準(zhǔn)等）。如果規(guī)定本身沒(méi)問(wèn)題，則進(jìn)入下一步。如果規(guī)定本身不完善，需先修訂文件。

（2）正式發(fā)布與培訓(xùn)：確保所有相關(guān)文件（修訂后或確認(rèn)有效的版本）正式發(fā)布并生效。對(duì)研發(fā)及相關(guān)部門的員工進(jìn)行強(qiáng)制性的、有效的培訓(xùn)，確保他們理解并掌握文件要求。保留培訓(xùn)記錄。

（3）嚴(yán)格執(zhí)行：要求后續(xù)所有的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)活動(dòng)，尤其是即將進(jìn)行的評(píng)審（如設(shè)計(jì)驗(yàn)證評(píng)審、設(shè)計(jì)確認(rèn)評(píng)審、設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)換評(píng)審等）以及后續(xù)新項(xiàng)目的策劃、輸入、輸出評(píng)審，必須嚴(yán)格依據(jù)現(xiàn)行有效的文件規(guī)定執(zhí)行。確保每一步都有據(jù)可依，記錄完整可追溯。

3.強(qiáng)化文件控制與體系監(jiān)控：

（1）審視文件控制程序：回顧并優(yōu)化文件控制程序，確保流程高效，避免審批和發(fā)布環(huán)節(jié)的拖延。明確文件的生效日期管理，確保新文件在相關(guān)活動(dòng)開(kāi)始前生效。

（2）加強(qiáng)內(nèi)審與管理評(píng)審：增加對(duì)設(shè)計(jì)控制過(guò)程以及文件控制程序執(zhí)行情況的內(nèi)部審核頻率和深度。在管理評(píng)審中，必須將此類問(wèn)題、采取的糾正預(yù)防措施及其有效性作為重要輸入進(jìn)行評(píng)審 （5.6.2 評(píng)審輸入包括糾正措施、預(yù)防措施等）。提到管理評(píng)審要評(píng)價(jià)改進(jìn)機(jī)會(huì)和體系變更需求 。

（3）建立預(yù)防機(jī)制：在新項(xiàng)目啟動(dòng)或體系建立初期，就將質(zhì)量管理體系文件的建立、發(fā)布與生效時(shí)間作為關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)納入項(xiàng)目計(jì)劃。確保體系文件，特別是核心綱領(lǐng)和關(guān)鍵程序，必須在相關(guān)研發(fā)活動(dòng)啟動(dòng)之前就位并生效。

第四步：持續(xù)維護(hù)體系的有效性

解決了眼前的問(wèn)題還不夠，關(guān)鍵在于如何讓體系持續(xù)健康運(yùn)行，避免類似問(wèn)題再發(fā)生。

1.強(qiáng)調(diào)“質(zhì)量源于設(shè)計(jì)”：把“研發(fā)活動(dòng)必須全程在質(zhì)量管理體系框架下進(jìn)行”的理念深植企業(yè)文化。設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)不是獨(dú)立的“技術(shù)活”，而是受控的體系過(guò)程，早期階段尤其關(guān)鍵。強(qiáng)調(diào)體系的目標(biāo)是持續(xù)生產(chǎn)安全有效的產(chǎn)品，這始于設(shè)計(jì) 。

2.動(dòng)態(tài)更新文件：隨著法規(guī)更新提到管理評(píng)審要考慮適用的新法規(guī) 、技術(shù)進(jìn)步、流程優(yōu)化或問(wèn)題反饋，要及時(shí)評(píng)審和更新相關(guān)體系文件，確保其持續(xù)適宜性、充分性和有效性。但更新要有依據(jù)，不是為了改而改，也提到法規(guī)不希望企業(yè)頻繁修改文件，而是保障持續(xù)生產(chǎn) 。

3.定期深度內(nèi)審與管理評(píng)審：將設(shè)計(jì)控制過(guò)程、文件控制過(guò)程作為內(nèi)審的重點(diǎn)關(guān)注領(lǐng)域。管理層通過(guò)定期管理評(píng)審，監(jiān)控體系整體績(jī)效，包括CAPA措施的效果，確保體系持續(xù)改進(jìn)。

總結(jié)：

遇到質(zhì)量手冊(cè)等文件發(fā)布時(shí)間晚于產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的關(guān)鍵評(píng)審時(shí)間這種情況，核心在于認(rèn)識(shí)到這反映了“研發(fā)活動(dòng)未真正納入質(zhì)量管理體系管理”的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。依據(jù)《醫(yī)療器械生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立與實(shí)際相符的質(zhì)量管理體系，并將研發(fā)活動(dòng)納入質(zhì)量管理體系管理。對(duì)于自查發(fā)現(xiàn)的此類問(wèn)題，必須通過(guò)系統(tǒng)的糾正預(yù)防措施（CAPA）來(lái)有效控制：立即回溯評(píng)審前期活動(dòng)并評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)；確保現(xiàn)有文件適用并強(qiáng)制執(zhí)行；強(qiáng)化文件控制與體系監(jiān)控。最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)研發(fā)活動(dòng)全過(guò)程受控，確保持續(xù)生產(chǎn)出安全有效的醫(yī)療器械產(chǎn)品 。記住，體系是活的，需要用心維護(hù)，才能成為產(chǎn)品合規(guī)上市和長(zhǎng)久發(fā)展的堅(jiān)實(shí)后盾。